【善用Excel管理您個人或公司的資料庫】

今年的7月份，我在【Email分享團體】首度嘗試了一次【Excel集思廣益
暨有獎徵答】，題目及及解答如下：

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應用場合：
您會不會常收到同一公司寄給您重複的DM文件，原因就是該公司的資料庫中
建立有您<數筆>相同的資料，如此不僅增加該公司成本，也讓收件者認為該
公司很沒制度。

題目：
下面有一堆姓名資料，有部份姓名重複，請用最有效率的方式，透過Excel
將重複的資料刪除。

姓名
WANG
PETTER
JOHN
SHEN
LEE
MARRY
PETTER
JOHN
PETTER

以下提供三個較具代表性的解決方案：

因為解決問題的方式不只一種，而且不同的場合有不同的解決方式，
為了讓大家更能了解其中原委，阿寶哥特別在原始來函中加註說明：

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解決方案１：（小小兵．邱文鴻先生提供 maverock@tpts1.seed.net.tw ）

我的作法比較土法煉鋼，
使用資料中的篩選，
並點選自動篩選，
所出現的交談框中點選指定範圍及篩選條件，同時要求不選重覆資料
便會自動將重覆資料隱藏，
再利用copy的方式貼至新的工作表便可得到一張不重覆資料的工作表。

相信大家會有更好的方法，小弟比較土，所以只會土法煉剛，請大家
不要笑我。

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阿寶哥備註說明：

1.上述的【自動篩選】無法做到此功能，應是筆誤，請使用【進階篩選】。
2.可直接在【進階篩選】之對話方塊內輸入【將篩選結果複製到】資訊，
　就不必事後再做剪貼的動作。
3.這種方式可以將重複資料快速分離，但缺點可能是：
　如果真的有兩個人都叫 JOHN ，此法將會只保留第一個 JOHN 的資料。
　所以建議配合第二個解決方案使用。

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解決方案２：（徐慧如小姐提供 alu@ms8.hinet.net ）

1. 滑鼠於資料庫有資料之儲存格點一下（例：Sheet1）

2. 功能表	資料/樞鈕分析表
步驟4之1	Excel清單或資料庫
步驟4之2	自動會選範圍，背景會有虛線跳動
步驟4之3	〝姓名〞欄位　　拉到欄or列
　　　　　　　　〝姓名〞欄位　　拉到資料（計數/姓名）
步驟4之4	新工作表

3. 即得（例：Sheet4）
計數/姓名	姓名
	JOHN	LEE	MARRY	PETTER	SHEN	WANG	總計
小計	2	1	1	3	1	1	9

4. 再利用	功能表	資料/篩選/自動篩選（例：Sheet1）
找出JOHN，將重複之資料刪除
找出PETTER以此類推…

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阿寶哥備註說明：

1.於【樞紐分析表】的【步驟4之3】，請將〝姓名〞欄位拉到【列】而不要
　拉到【欄】，因為Excel的【欄】只有256個欄位，資料太多時會不夠用。
2.樞紐分析表完成後，建議再將【小計】資料排序，則可以快速將有重複的
　資料排列在一塊兒，方便之後的處理工作。
3.直接複製姓名資料列即可完成，則可免除上述第四個自動篩選的步驟。
4.阿寶個人建議將【解決方案１】與【解決方案２】合併使用，先利用【進
　階篩選】移除所有重複的資料，再利用【樞紐分析表】找到重複資料的部
　份，再用人工方式判斷看看有沒有因人名相同（地址等其他資料不同）而
　被刪除的資料，再用人工方式加入資料庫中。

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解決方案３：（ liaoll 提供 liaoll.bbs@bbs.ntu.edu.tw ）

我的方法沒有辦法在一分鐘內解決，
10000筆的資料如果重覆的筆數沒太離譜的話，5分鐘內倒是可以 :)

★ 利用 countif 函數
1． 增加一欄，名稱為『資料筆數』

2． 『資料筆數』欄寫入countif函數
     =countif($a$2:$a$10000, a2)
     例: a欄為姓名， $a$2:$a$10000為共有9999筆資料
     在這9999筆資料內符合a2的筆數有幾筆
    (即姓名相符的有幾筆)

3． 在a2儲存格右下角點兩下快速覆製公式 (a3~a10000)

4． 執行排序: 第一階:『資料筆數』；第二階:『姓名』
    排序的用意在把相同的資料放在一起，

5． 在『資料筆數』欄用篩選功能選出: =2；=3；=4
    (也可選 >1，分別選出=2，=3，=4應該是較容易執行刪除)

6． 刪除篩選出來的資料，記得保留每筆資料的第一筆

7． 取消篩選指令或是『篩選』『全部』

8． 驗收成果~~~ 看是不是可以上線玩bbs了
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阿寶哥備註說明：

1.解決問題的方法有很多種，這個解決方案雖然不能很快的求解，但至少
　可以解決問題，也讓我們又多認識了一個 countif 函數。
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如果您有更好的方式來解決上述問題，歡迎來信分享，非常感謝！

【Email分享團體】的成員很樂意與大家分享我們的經驗點滴。
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詳細資訊請參觀：  http://www.ABoCo.com/email/ 

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