整理電子郵件的技巧

當您的收件匣累積了大量的郵件後,如何整理郵件是您必須面對的問題,在本章節將會介紹,如何建立郵件資料夾,如何搜尋郵件,如何移動郵件到特定資料夾,如何排序以及標幟郵件。

當郵件堆積如山的時候,透過建立郵件資料夾來存放同類的信件,不但可以減少收件匣信件的數量,也可以很快地從自訂資料夾中取得特定的信件,接下來就介紹如何在Outlook建立新資料夾。

Step1 為不同的電子報建立專屬郵件資料夾。
(1)    點選【檔案\新增\資料夾】。
(2)    出現【建立新資料夾】視窗,請輸入資料夾名稱【01ABoCo阿寶哥資訊分享報】。
(3)    確認【資料夾包含】欄位選擇【郵件與通知項目】。
(4)    選擇放置資料夾的位置為【04電子報】。
(5)    最後按一下確定,就會在【04電子報】下產生一個【01ABoCo阿寶哥資訊分享報】資料夾。


請用相同的方式,為其它電子報建立專屬資料夾,等資料夾全部建立後,就可以透過【全部尋找】的功能將同一發信人的郵件搬移到相關資料夾,以下是操作步驟的介紹:

Step1對【ABoCo阿寶哥資訊分享報】的其中一期按下滑鼠右鍵選擇【全部尋找\自寄件者郵件】。


Step2 把搜尋的結果全部搬移到自訂資料夾。
(1)    點選【編輯\全選】。
(2)    點選【編輯\移動至資料夾】。
(3)    出現【移動項目】視窗後,選擇您要移動進入的資料夾。
(4)    最後按一下【確定】。


除了使用上述搜尋的方式找到相同寄件者,您也可以透過下列的步驟變更Outlook預設的檢視模式成為【自動預覽郵件】,利用排序功能來快速建立各欄位的群組。

Step1 點選【檢視\排列\目前檢視\自動預覽郵件】,以利於郵件整理工作。


Step2把同一寄件人的郵件全部搬移到自訂資料夾。
(1)    按一下【寄件者】欄位,郵件將以寄件者做為群組排序的方式。
(2)    拖曳同一群組的郵件到自訂資料夾。


以【自動預覽郵件】模式還有一個好處就是可以依據指定的方式排序,筆者最常用的一招就是依照大小排序,然後將檔案比較大的郵件做進一步的處理,以免佔據大多硬碟空間。


除了透過資料夾來區分郵件性質以外,您也可以判斷郵件的輕重緩急,然後為郵件加上標幟。透過【標幟】功能來為郵件做上記號以便未來快速找到重要的標幟郵件。

Step1 對郵件右方的標幟按下滑鼠右鍵,選擇希望設定的標幟顏色。


Step2 按一下【標幟】欄位,郵件將以標幟的顏色做為群組排序的方式。


Step3 透過對郵件的標幟符號按右鍵,可以選擇【標幟完成】或【清除標幟】。


筆者在收到郵件時,先會很快看一下信件主旨,發現是重要信件,就會透過上述的【標幟】功能為郵件做上記號,等到處理完成就會選擇【清除標幟】或【標幟完成】,讓筆者不至於漏掉重要的信件待辦事項。

相信透過熟練上述幾個技巧,將大幅提昇您對於電子郵件的整理效率。

Tips
如果您已經安裝了第七章介紹的【Google桌面】,在Outlook的工具列上將會增加一個Google搜尋欄位,只要輸入關鍵字並按下【搜尋】按鈕,就會快速出現郵件的搜尋結果,更進一步提昇數位知識工作者獲取關鍵資訊的時效。


以上內容取材至:【數位文件管理達人】碁峰出版社

圖文:沈寶仁  ABoCo  數位應用達人  ~新數位時代, 新生活Style!~

[本日誌由 ABoCo 於 2006-10-28 01:37 PM 編輯]
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回應: 2 | 引用: 0
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ABoCo [2008-03-19 11:14 PM]
請問您指的是Outlook電子郵件內的資料夾名稱嗎?
我目前所知Outlook應該沒有提供相關功能。
不過如果您要查詢開頭是否相同
因為Outlook會依照字母排序
所以應該很容易查詢
疑問 [2008-03-19 05:07 PM]
那請問有什麼方法可以用來查詢 資料夾名稱 嗎?
例如 我可能有兩個資料夾 [01ABoCo阿寶哥資訊分享報] and [01ABoCo阿寶哥資訊分享報_OLD]

我想要查詢到有哪些資料夾名稱是 01ABoCo阿寶哥資訊分享報 開頭的
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